Các kỹ năng tổ chức công việc

Bất cứ ai cũng cần có các kỹ năng tổ chức công việc để đạt được hiệu quả cao hơn. Những nhân viên biết quản lý thời gian là người biết nơi để tìm ra các loại giấy tờ và những nguồn thông tin cần thiết. Vì vậy, họ có thể làm được nhiều việc hơn trong ngày. Dưới đây là một số các kỹ năng để tổ chức công việc, bao gồm cả việc tổ chức không gian làm việc, sắp xếp tập tin trong máy tính, lập kế hoạch dự án, tổ chức làm việc nhóm, kỹ năng quản lí thời gian và ưu tiên các hoạt động quan trọng.

Không gian làm việc

Bạn có thể sắp xếp bàn làm việc của mình theo thói quen, đặt vật dụng tại những nơi mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy. Khi nhân viên bắt đầu một công việc mới, họ nên xem xét những vật dụng nào thật sự cần thiết và sau đó sắp xếp lại chúng để dùng khi cần.Ví dụ như nhân viên cần dùng sổ ghi chép, bút bi, bút chì, kẹp giấy, ghim bấm, giấy ghi chú và thậm chí là đinh bấm. Một nhân viên chỉ nên giữ lại trên bàn làm việc những vật dụng mà họ sử dụng thường xuyên. Theo bài viết của Harvard Business Review với tiêu đề là “Tổ chức không gian làm việc của bạn để tối đa hóa năng suất” thì mọi vật dụng nên được để trong ngăn kéo hoặc để trong không gian riêng biệt. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng tất cả các tập tin trong máy tính đều được sắp xếp để truy cập dễ dàng và được sao, lưu cẩn thận.

Quản lí thời gian

Nhân viên cần các kỹ năng tổ chức, quản lí thời gian để theo dõi các cuộc họp, cuộc hẹn, nhiệm vụ và những deadline. Kỹ năng quản lí thời gian sẽ giúp bạn giữ đúng tiến độ đặt ra, tránh được áp lực làm việc vào những phút cuối, loại bỏ những căng thẳng không đáng có trong quá trình thực hiện.Ví dụ, nếu một giám đốc sản xuất yêu cầu bạn cung cấp một số thông tin tại cuộc họp, hãy ghi chú lại thật cẩn thận, sau đó liệt kê ra những hoạt động cụ thể và đảm bảo rằng bạn gửi thông tin về đúng thời hạn. Cách tốt nhất là hãy dùng một phần mềm để quản lý và sắp xếp lịch biểu, như Calendar, các trang về lịch trình hàng ngày và các trang ghi chú.

Theo dõi các nhiệm vụ

Kỹ năng tổ chức rất cần thiết để theo dõi tiến độ dự án. Việc tìm ra cách để quản lý công việc sẽ giúp bạn luôn là người dẫn đầu cuộc chơi. Các dự án đòi hỏi rất nhiều các công tác cá nhân. Những nhiệm vụ này cần thực hiện và hoàn thành đúng thời gian để đảm bảo tiến độ của dự án. Nhiều nhà quản lí tiến độ cần phải phân chia nhiệm vụ cho nhân viên để họ hoàn thành đúng thời hạn. Các nhà quản lí cần phải tìm hiểu rõ công việc của họ sẽ diễn ra trong thời gian bao lâu vì họ phải thường xuyên thực hiện chương trình cho một dự án.Tuy nhiên, hầu hết các nhà quản lí đều có nhiệm vụ hoàn thành nhiều công việc và dự án. Nếu bạn làm việc với 1 dự án có thời hạn, bạn nên theo dõi tiến độ của dự án bằng cách sử dụng công cụ quản lí dự án. Bạn có thể lưu dự án trên tập tin máy tính của bạn, bao gồm tên dự án, ngày phân công dự án, công tác thực hiện và thời hạn của dự án.

Tổ chức nhân viên

Bất cứ người quản lí nhân viên nào, đặc biệt là quản lý nhân viên lao động theo giờ đều phải biết cách thúc đẩy họ làm việc . Các nhà quản lí phải thường xuyên phân công nhiệm vụ cho nhân viên vào mỗi ngày.Vì vậy, quản lí không những phải hoàn thành công việc riêng của mình, mà họ còn phải đảm bảo rằng nhân viên của mình cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Ngoài ra, quản lí có thể đánh giá nhân viên của mình và đảm bảo rằng họ sẽ xem xét lại những đánh giá hằng năm đối với nhân viên đó.Cũng như ghi chép lại thông tin các dự án mà nhân viên đang làm, chắc chắn rằng quản lí sẽ kiểm tra nhân viên thường xuyên và yêu cầu họ báo cáo tiến độ để có được thông tin rõ ràng về dự án.

Ưu tiên

Theo hướng dẫn quản lí thời gian _ một trang web tham khảo tài liệu kinh doanh trực tuyến phổ biến thì Ưu tiên là cần xác định những nhiệm vụ nào quan trong nhất tại từng thời điểm.Bạn có thể sẽ có rất nhiều cuộc họp, làm việc vào những ngày nhất định và tất cả mọi thứ diễn ra hầu như cùng 1 lúc.Quản lí và nhân viên phải suy xét để ưu tiên cho khối lượng công việc của họ, tập trung thực hiện những nhiệm vụ quan trọng đầu tiên. Ví dụ, chủ tịch công ty có thể cần tài liệu khẩn trương cho cuộc họp, do đó bạn cần phải nghiên cứu và cung cấp thông tin ngay cho ngài chủ tịch trước khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào của mình vào ngày hôm đó

Leave a response

Your email address will not be published. Required fields are marked *