Kỹ năng soạn thảo biên bản họp

Biên bản họp là một bản ghi chép chi tiết, có chức năng như một biên bản chính thức ghi lại nội dung của một cuộc họp hoặc hội nghị. Người chủ trì cuộc họp hoặc hội nghị thường yêu cầu một trong những người tham dự thực hiện công việc này. Đây là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối, vì những ghi chép của bạn sẽ là cơ sở tham khảo cho những người còn lại khi cần thiết. Sau đây là một số chỉ dẫn về kỹ năng soạn thảo biên bản họp trong thời gian trước khi, trong khi, và sau khi cuộc họp diễn ra.

Trước khi cuộc họp diễn ra

  • Lựa chọn công cụ ghi chép phù hợp: Bạn cần chọn giữa dùng giấy và viết theo kiểu cũ hoặc dùng laptop, máy tính bảng hoặc smartphone. Cần hỏi ý kiến cấp trên của bạn để chọn ra phương pháp phù hợp nhất.
  • Đảm bảo công cụ ghi chép của bạn hoạt động tốt và chuẩn bị một phương án dự phòng trong trường hợp lựa chọn đầu tiên ngừng hoạt động, bởi vì không thể tạm dừng cuộc họp để bạn đi tìm biện pháp thay thế. Ví dụ, nếu bạn sử dụng laptop, bạn cần chuẩn bị thêm giấy và bút.
  • Đọc qua chương trình nghị sự của cuộc họp để hình dung trước dàn ý của biên bản. Chừa một khoảng trống bên dưới mỗi phần để có thể thêm ghi chú vào.

Trong khi cuộc họp diễn ra

  • Xem qua danh sách những người tham dự, trong đó có tên cùng chữ ký của họ, vì trong biên bản họp sẽ cần có mục Thành phần tham dự.
  • Đảm bảo rằng bạn biết tên của những người phát biểu để nhanh chóng ghi lại thông tin một cách chính xác.
  • Ghi chú lại thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
  • Không cần thiết phải ghi chép lại tất cả chi tiết những ý kiến đóng góp, chỉ cần lưu ý những ý chính. Không được loại bỏ những ý kiến mà bạn không đồng tình, vì cuộc họp mang tính khách quan và tập thể, không nên để quan điểm cá nhân của bạn ảnh hưởng công việc chung.
  • Ghi chép lại những đề nghị được đưa ra trong cuộc họp cùng với kết quả biểu quyết. Tùy theo quy định ở nơi bạn làm việc mà kết quả biểu quyết có đi cùng tên người biểu quyết hay không.

Sau khi cuộc họp diễn ra

  • Nhanh chóng hoàn thành lại biên bản họp chính thức ngay sau khi cuộc họp kết thúc, vì lúc đó bạn và những người tham dự vẫn còn nhớ những chi tiết vừa diễn ra, bạn có thể kiểm tra lại những lỗi trong ghi chú của bạn hoặc giải đáp những thắc mắc khác.
  • Trong biên bản họp chính thức cần có những thông tin về tên công ty, chức danh của người chủ trì cuộc họp, phân loại cuộc họp (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, hoặc đặc biệt), mục đích cuộc họp, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.
  • Trong danh sách Thành phần tham dự, nhớ thêm vào tên của bạn cùng ghi chú rằng bạn là người lập biên bản họp.
  • Kiểm tra lại biên bản họp để phát hiện ra lỗi nếu có, bạn có thể nhờ những người cùng tham dự đọc lại giúp, vì họ có thể sẽ nhớ được điều gì đó mà bạn tình cờ bỏ quên.
  • Nộp biên bản họp lại cho người chủ trì cuộc họp hoặc người phụ trách.

Leave a response

Your email address will not be published. Required fields are marked *