Lưu ý khi viết một email chuyên nghiệp

Rất nhiều người hàng ngày gửi đi những email trong công việc nhưng không nhận ra sự khác biệt to lớn giữa chúng và email gửi cho bạn bè và người thân. Trong khi chúng ta có thể rất tự nhiên khi viết email thông thường thì email thương mại đòi hỏi nhiều hơn thế, vì những từ ngữ hoặc văn phong ít trang trọng có thể gây ấn tượng xấu với người nhận. Sau đây là một vài nguyên tắc cơ bản giúp bạn viết một email chuyên nghiệp:
Chú ý cách thức
Mặc dù cuộc sống của chúng ta hàng ngày luôn bận rộn và ai cũng cố gắng hoàn thành công việc của mình nhanh nhất có thể, việc chú ý đến cách thức vẫn rất quan trọng. Sử dụng những từ như “vui lòng” hay “cảm ơn” không làm bạn trở nên lỗi thời mà ngược lại, người nhận sẽ cảm nhận được phép lịch sự nơi bạn.
Chú ý giọng điệu
Giọng điệu là cách thức người nói hay người viết diễn đạt thái độ của mình. So với nói chuyện trực tiếp, rất khó để xác định giọng điệu của một người chỉ qua những con chữ trong email. Vì vậy, hãy đọc đi đọc lại kỹ lưỡng email của mình trước khi gửi, để đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng giọng điệu. Cần làm cho người nhận email cảm thấy sự tôn trọng, thân thiện và dễ gần nơi bạn, thay vì cộc lốc và đòi hỏi.

Chú ý súc tích
Khi bắt đầu viết một email, bạn nên viết ngắn gọn và súc tích để tiết kiệm thời gian của người đọc và của chính bạn, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ những nội dung cần thiết. Đồng thời, nhớ cung cấp đầy đủ chi tiết kèm theo sử dụng ngôn từ lịch sự và tôn trọng.
Chú ý chính tả và ngữ pháp
Hãy nhớ kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi để phát hiện những lỗi sai chính tả hay ngữ pháp nếu có. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng kiểm tra tự động, tuy nhiên trong một số trường hợp thì độ chính xác của nó không cao. Hãy tra từ điển những từ nào bạn không hoàn toàn chắc chắn, và tránh hoàn toàn từ tối nghĩa, từ lóng, từ viết tắt và những biểu tượng cảm xúc bạn hay dùng trong email thông thường.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Luôn sử dụng địa chỉ email cơ quan để liên hệ công việc thay vì địa chỉ email cá nhân. Hoặc ngay cả khi bạn đang tìm việc và điền vào email cá nhân, nên đảm bảo rằng nó không quá kỳ lạ và thiếu nghiêm túc. Tốt nhất nên tạo địa chỉ email là tên của bạn. Nếu bạn đã sử dụng địa chỉ email cá nhân một thời gian dài và không muốn thay đổi, hãy tạo thêm một địa chỉ email khác để dùng cho công việc.

Leave a response

Your email address will not be published. Required fields are marked *